Table of Contents
کمپلیکس میں چارٹ اور دستاویزی فلم کا کردار
ترقیاتی تعاون صحت کی صنعتوں میں کام کرنے والی تنظیموں کے لیے ایک بنیاد ہے جیسے کہ صحت کی دیکھ بھال، فقہ، صنعت، فن اور توانائی۔ ہر پروگرام کی ابتدا میں منظم تخلیق، نگہداشت اور ان میں سے چارٹ اور دستاویزات کو معیار، قوانین اور اندرونی پالیسیوں کے مطابق ڈھالنے کے لیے بنیادی آلات کے طور پر کام کرتا ہے۔
کیوں کہ جعلی چارٹ خراب ہے
اِس عمل کو دوباره بنا نے والا اور نظر انداز کر نا هے اکثر اِس سے حاصل کردہ مختلف ذرائع سے اعداد و شمار جمع کرنا اور نظریاتی نظام شامل ہوتے ہیں، جن میں حقیقی وقتی نگرانی، تاریخی ڈیٹا بیس اور جانچ پڑتال بھی شامل ہے. یہ عملِ بد معلومات کو عمل میں لامحدود معلوماتی نظام میں تبدیل کرتا ہے،
دستاویز کی اہمیت
دستاویزات تحریری یا الیکٹرانک ریکارڈز کے مکمل مجموعے کو محیط کرتی ہیں جو عمل، فیصلے اور انجام دہی پر گرفت کرتے ہیں۔ اس میں پروکیدر دستی، تربیتی رپورٹوں، جانچ پڑتال اور دستخط کے بعد دستخط۔
پیچیدہ انتظامیہ میں چاروں قسم کے چارٹ استعمال ہوتے ہیں۔
تمام چارٹ ایک ہی مقصد کی خدمت نہیں کرتے ۔
کنٹرول چارٹ (Sewhart Charts)۔
کنٹرول چارٹز کو کنٹرول کرنے کے لئے بہت ضروری ہے (سی پی سی)۔ وہ ڈیٹا پوائنٹ کو وقت پر تاریخی کارکردگی سے حاصل ہونے والے بالائی اور زیر نگرانی حدود کے ساتھ ظاہر کرتے ہیں ۔
رند چارٹ
دوڑ کے چارٹ کنٹرول چارٹ اور پلان ڈیٹا پوائنٹ کو کنٹرول کرنے کے بغیر وقت کے لحاظ سے آسان ہیں ۔یہ انتظام میں رُجحانات ، رفتار یا چکروں کی نگرانی کے کام آتے ہیں ۔ ماحولیاتی نگرانی پروگرام اکثر عام طور پر نقشے پر ایسے حالات پر انحصار کرتے ہیں جیسے کہ کہ کہ عام طور پر استعمالشُدہ کمرے میں ، پُرکشش یا دباؤ ۔
پریٹو چارٹ
Pareto Charts مختلف اقسام کے مسائل کی فریکوئنسی کو ظاہر کرنے کے لیے بار اور لائن گراف کو ملا کر، مختلف اقسام کی تقسیمات کو اہمیت سے تقسیم کرتے ہوئے، پیچیدہ ٹیمیں اصلاحی عمل کو پہلے سے شروع کرنے کے لیے پیرایٹو چارٹ استعمال کرتی ہیں۔ مثال کے طور پر اگر کسی ادارے کو ایک مخصوص علاقے میں دوبارہ ایییی نتائج حاصل ہوں تو ایک ایسا نقشہ جو توجہ کو مرکوز کر سکتا ہے، جسے ممکنہ طور پر ترقی دینے کے لیے ڈیٹا کو آسان طریقے سے ترتیب دیا جاتا ہے اور اس طرح کہ چھاپنے بہتر طریقے کو بہتر بنانے کے ساتھ ساتھ ساتھ ساتھ ساتھ ساتھ ساتھ ساتھ ساتھ ساتھ ساتھ ساتھ ساتھ حل کیا جائے۔
اِس کے بعد اُس نے ایک خاص جگہ پر ایک دیوار بنائی ۔
تاریخ دانوں نے اعداد و شمار کی تقسیم کو ظاہر کیا، خارجی یا غیر متعلقہ تفاعلات کی شناخت کرنے میں مدد کی۔مشتمل سازشوں سے دو متغیرات کے تعلقات ظاہر ہوتے ہیں، جیسے کہ درجہ حرارت اور پیداواری استحکام۔ دونوں اقسام کے چارٹ عام طور پر درست اور مستحکم مطالعات میں مطلوب ہیں، خاص طور پر فقہی اور طبی اوزار میں FDA 21CFR حصہ 211 اور حصہ 820 کے تحت۔
ایک دوسرے کے ساتھ تعاون کریں
ہر بڑے فریم ورک میں دستاویزات اور چارٹ کی تیاری پر بھاری زور دیا جاتا ہے ۔ ہر فریم ورک کے مخصوص تقاضوں کو سمجھنا ایک مؤثر ڈرائنگ اور دستاویزات پروگرام کی ساخت کے لئے ضروری ہے ۔
ایف آئی او 21 سی ایف آر حصہ 11
امریکی خوراک اور منشیات کے انتظام کے لیے ضروری ہے کہ الیکٹرانک ریکارڈ اور دستخط قابل اعتماد ہوں، اور کاغذی ریکارڈ کے برابر۔ 21 سی آر حصے کے تحت تنظیموں کو ڈیٹا، ایدھی-ڈی-ڈی-ڈی-ڈی-ڈی-ڈی- اور میٹاڈا میں ریکارڈ کرنے کے قابل ہو سکے۔اس میں ایسے دستاویزات، ڈیٹا، رسائل اور خطوں کو ایسے ثبوت فراہم کرنے میں ناکامی کا نتیجہ نہیں ہے
ISO 9001 اور ISO 13485
ISO 9001:2015 (constitution) اور ISO 13485:2016 (Conferve) کمانڈنگ کنٹرول، نگرانی اور پیمائش کے لیے معلومات کی فراہمی کے لیے متعین کرتا ہے. ISO 9001 کی کل معلومات کو حاصل کرنے کے لیے درکار ہیں. Charties information کے طریقے، جانچ پڑتال اور انتظامیہ تجزیاتی تجزیاتی نظام کے تمام تر معلومات کا حصہ ہیں جو اندرونی نظام کو جانچنے کے لیے IOOOOGOGOTCS
سرابانس-وکسلے ایکٹ (SOX)۔
ریاستہائے متحدہ امریکا کی عوامی تجارتی کمپنیوں کے لیے، سرابانس- اوکسلی ایکٹ (SOX) کے لیے مالی اطلاع پر سخت اندرونی کنٹرول کی ضرورت ہوتی ہے. حالانکہ SX بنیادی طور پر مالی طور پر یہ عملی طور پر کنٹرول پر متاثر کرتا ہے کیونکہ بہت سے مالیاتی میٹرکز پر انحصار کرتا ہے. کلیدی مالیاتی کنٹرول، اکاؤنٹوں کے معاملات اور دستاویزات کے چارٹز کو کنٹرول کر رہا ہے جو با عمل طریقے سے کنٹرول کر رہے ہیں
ایک خاص قسم کا پیسہ
صحت کی انشورنس پورٹل اور اکاؤنٹنگ ایکٹ کے تحت صحت کی دیکھ بھال کو مریض ڈیٹا کی حفاظت اور نجی اور حفاظتی قوانین کے ساتھ مطابقت ظاہر کرنا چاہیے۔ رسائی کے کاغذات کو تحفظ فراہم کرنا، توڑ پھوڑ کے واقعات اور حفاظتی واقعات کی مدد سے یہ ثابت ہوتا ہے کہ حفاظتی تدابیر موجود ہیں ۔
مؤثر اور دستاویزیت کے لئے بہترین مشق
نقشے اور دستاویزات کو اُٹھانے اور اِس پر قائم رکھنے کے لئے ایک قابلِبھروسا عمل منصوبہسازی اور عملِانصوتی کی ضرورت ہوتی ہے ۔
ایک نہایت قیمتی چیز
ہر مطابقت پذیری ڈیٹا کا بہاؤ طے کرنا چاہیے ایک طے شدہ فریکوئنسی کا ہونا چاہیے۔ مثال کے طور پر ماحولیاتی مانیٹروں کو گھنٹے کے اعداد و شمار کی کشش ہو سکتی ہے جبکہ اسکی پیداوار کے ریکارڈ روزانہ یا ہر ڈی پی کے دوران نکالے جا سکتے ہیں ۔
معیاری لباس استعمال کریں
معیاری کارکردگی میں کمی اور ادویت کی کارکردگی کو بہتر بنایا جاتا ہے ۔ چارٹ اور دستاویزات کے لیے ٹیمپلر کو متفقہ سرینگرز ، پیمائش ، تاریخ کی مہروں اور منظوری کے دستخط (electronic یا Wet) شامل کرنا چاہئے ۔ جب تمام ریکارڈز اسی فارمیٹ کی پیروی کرتے ہیں تو پھر رجسٹرار ان معلومات کو جلد از جلد تلاش کر سکتے ہیں جو انہیں ضرورت ہوتی ہیں ۔
رسائی کنٹرولز اور ایدویت ٹریلس
کھینچنے والے چارٹ اور دستاویزات کی صداقت کو برقرار رکھنے کے لیے رسائی کنٹرول کو جگہ پر رکھنا ضروری ہے. صرف اجازت یافتہ افراد کو تخلیق کرنے، ترمیم کرنے یا حذف کرنے کے قابل ہونا چاہیے۔ایک ایسی ادویہ عمل جو ڈیٹا اور بہت سے قوانین کے تحت ریکارڈ کیے گئے ہیں، جن میں 21 سی آر حصے 11 اور این اے کے ڈیجیٹل نظام شامل ہیں جن میں کردار پر مبنی قوانین اور آئی ڈی درج ذیل معلومات شامل ہیں۔
باقاعدہ جائزہ اور اُصولوں کا جائزہ
بیرونی ادویت کے پیشِنظر کسی بیرونی ایاُلعین کے اندر موجود دستاویزات میں درج معلومات کو پہچاننے میں مدد دیتی ہے ۔
تمام تربیتیافتہ تربیت
ڈیٹا جمع کرنے، چارٹ سازی یا ریکارڈ کی نگرانی میں شامل ہر شخص کو ان کے کام کی دوبارہ اہمیت کو سمجھنا چاہیے۔ ٹریننگ کو ٹیمپلز کے درست استعمال، مختلف چارٹ اقسام کے معنی، الیکٹرانک دستخط کے تقاضوں اور ڈیٹا ڈسکس کو ہاتھ لگانے کے طریقے کو ٹریننگ پروگرام کا حصہ ہونا چاہیے۔
عام خطرات اور ان سے بچنے کا طریقہ
ان خطرات کو تسلیم کرنا ان سے بچنے کی طرف پہلا قدم ہے ۔
انسان کے لئے جاری
نقشے اور ڈیٹا داخلے کا آغاز انسانی غلطی، تاخیر اور بے چینی کی طرف مائل ہوتا ہے. ٹوٹے ہوئے فارمولوں کے ساتھ، ان تمام چیزوں کو جو درست ہیں، اور جو کہ تمام رشتوں کو درستی سے تھامے ہوئے ہیں. خودکار استعمال کرنا ان خطرات کو کم کرتا ہے ڈیٹا پلیٹ فارم کو ڈیٹا اور چارٹ کے لیے معلومات کو یقینی بناتا ہے جو درست اوقات، تلاش کرنے اور تلاش کرنے کے لیے آسان ہو،
غریب معلوماتی کام
ڈاٹ پختگی کی بنیاد ہے تصدیق کی دستاویزوں کی بنیاد۔ عام ناکامیوں میں Audit serves, settlection, اور اصل اعداد و شمار کو محفوظ کیے بغیر بھی محفوظ رکھ سکتے ہیں۔یہ مسائل کسی سابقہ نسخہ کے دوران دستاویزات کو شناختی طور پر ادا کرسکتے ہیں۔
آرکائیو اور بیک اپ ریکارڈز پر نئی تصویر
مختلف قسم کے عوامل کی طرف سے مختلف ہیں لیکن زیادہ تر حکم کردہ مقررہ مدت (2 تا 10 سال) کے لیے رکھا جاتا ہے ۔
وفاقی اطلاق میں ہنگامی صورتحال
پیچیدہ دستاویزات پروگرام اکثر سلیس سے متاثر ہوتے ہیں ایک ڈیپارٹمنٹ عمدہ کارکردگیوں کی پیروی کر سکتا ہے جبکہ دوسرا نظر انداز کرنے والا چارٹ مکمل طور پر نظر آنے والا ہے اس عدم استحکام سے ایسے غیر مستحکم نتائج پیدا ہوتے ہیں جو انہیں نوٹس دیں گے
خود کار طریقے سے چارٹ اور دستاویزات کے لیے تیار کرنا ٹیکنالوجی
جدید ٹیکنالوجی میں چارٹ اور دستاویزات کے انتظام کو تیز کرنے کے لیے طاقتور آلات فراہم کیے گئے ہیں۔ خودکار نظام نہ صرف وقت کے علاوہ اور نہ ہی ڈیٹا کی درستی اور ادویت کی تیاری میں اضافہ ہوتا ہے۔
ڈیجیٹل ڈاک بورڈز اور بی آئی آلات
کاروباری انٹیلی جنس پلیٹ فارم جیسے کہ پاور بی آئی، ٹیبلاؤ اور گراف کئی ڈیٹا کے ذرائع سے جڑ سکتے ہیں اور حقیقی وقت کی مطابقت پیدا کر سکتے ہیں۔یہ آلات قابل استعمال ہیں تاکہ وہ خودبخود اسکرپٹ پر چارٹ کھینچ سکیں اور جب میٹرکز سے تجاوز کر کے اسے اطلاع بھیجیں تو اس کے نتیجے میں نظریاتی تناظر کو خارج کیا جا سکتا ہے اور اسے باضابطہ دستاویزات کے حصہ کے طور پر ظاہر کرنے کے لیے ضروری تنظیموں کے لیے ضروری ہے۔
دستاویزی انتظامیہ سسٹمز (DMS)
ایک مخصوص ڈی ایم ایس تمام تر ماتحت دستاویزات کے لیے ورژن کنٹرول، رسائی کے اجازوں اور Audit sites فراہم کرتا ہے. ڈی ایم ایس سے نقشے کو براہ راست اس لیے کیا جاتا ہے کہ ہر چارٹ کو میٹاٹا کے ساتھ محفوظ کیا جاتا ہے،
آئیو ٹی اور سینسر کے ساتھ انتہائی جذباتی سلوک
سرد زنجیروں کی فہرست، صنعتوں اور سہولتوں کی انتظامیہ جیسی صنعتوں میں IoT Sepers مستقل طور پر اسلپنگ ڈیٹا کو مرکزی سروروں تک لے جا سکتا ہے. کمپلیکس سافٹ ویئر اس ڈیٹا کو خودبخود کھینچ سکتا ہے، (مثلاً، درجہ حرارت کی شدت، دباؤ کی پڑھائی، پڑھائی وغیرہ)، اور انہیں ایک متبادل شکل میں محفوظ کرنے کی ضمانت دیتا ہے۔یہ دستی اعداد و شمار کو ختم کرتا ہے اور یہ تصدیقی طور پر حقیقی وقت اور جامع دونوں کی جاتی ہے۔
مَیں نے اِس کتاب کو پڑھنے کے لئے استعمال کِیا
کچھ انتہائی منظم شعبے ہیں جنہیں دستاویزات اور چارٹ کھینچنے کے لیے نہایت باریک بلاکس کی ٹیکنالوجی بنائی جاتی ہے ۔ جب بھی کسی چارٹ کو بنایا جاتا ہے تو اس میں سے معلومات کا ایک حاشیہ تقسیم شدہ کاغذ پر درج کیا جاتا ہے ۔
کنول
چارٹ اور مکمل دستاویزات صرف انتظامی کام نہیں ہیں بلکہ ان کے لیے اہم کام ہیں جو تنظیموں کو قانونی، مالی اور مقبوضات سے محفوظ رکھتے ہیں۔ چاہے ان کا اطلاق کسی بھی طریقے سے ہوتا ہو۔ او آئی ایس سی کے معیاروں پر پورا ہوتا ہے۔